在日常的政務(wù)辦公中，會(huì)議的召開，是我國各級(jí)政府機(jī)關(guān)的重要部分，特別是四套班子工作的重要部分，代表會(huì)、換屆會(huì)、常委會(huì)、培訓(xùn)會(huì)、總結(jié)會(huì)等等，可謂文山會(huì)海。目前，各級(jí)組織召開的諸多會(huì)議上，通常都是將會(huì)議材料和文件發(fā)給每個(gè)參會(huì)者，與會(huì)者人手一份，這就需要復(fù)印大量的會(huì)議材料，耗費(fèi)大量的紙張；同時(shí)，與會(huì)者為了傳達(dá)會(huì)議精神，又把上級(jí)部門的會(huì)議材料和文件復(fù)印后下發(fā)基層各級(jí)單位，如此反復(fù)，往往舉行一次會(huì)議，向下級(jí)部門傳達(dá)會(huì)議內(nèi)容和精神，也需要印制大量的會(huì)議材料和文件，耗費(fèi)大量的物力和人力資源。綜合來說目前會(huì)議文件用紙有如下幾個(gè)特點(diǎn)：

1.用紙量大。類似代表會(huì)議、換屆會(huì)議等，由于開幕式、大會(huì)報(bào)告、小組討論（出簡報(bào)）、大會(huì)發(fā)言、決議、閉幕式等程序，每次開會(huì)都產(chǎn)生許多文件資料。

2.用紙浪費(fèi)。印有議程、出席人員等的一些會(huì)議文件，在會(huì)后無實(shí)際作用，無故增加了用紙量。而且開會(huì)過程中分發(fā)的各種會(huì)議材料，大都單面印刷，人手一份，這些資料的印刷會(huì)消耗大量的紙張，而生產(chǎn)紙張的代價(jià)，是大量來自原始森林的木材、甚至上百年的老樹被砍伐。

3.文件回收問題。會(huì)后許多與會(huì)者將文件丟棄在會(huì)場，帶走文件的同志也不知事后如何處理。文件回收問題得不到很好的解決。

4.保密隱患問題。由于機(jī)關(guān)內(nèi)部在文件清退、銷毀環(huán)節(jié)存在一定疏忽，會(huì)議上下發(fā)的保密文件資料，在會(huì)議結(jié)束后沒有及時(shí)回收，使得紙質(zhì)文件成為泄密的最大通道。

這些問題，是前進(jìn)中的問題、發(fā)展中的問題，我們必須高度重視，采取有效措施切實(shí)加以解決。網(wǎng)動(dòng)無紙化會(huì)議系統(tǒng)的出現(xiàn)，有效解決了傳統(tǒng)紙張會(huì)議中所遇到的問題。

無紙化會(huì)議系統(tǒng)提供考勤管理、會(huì)議議程、會(huì)議投票、分組討論、資料查閱等多種功能，為政府單位以及企業(yè)提供一個(gè)極為實(shí)用的會(huì)議平臺(tái)。通過這個(gè)平臺(tái)，各部門單位可進(jìn)行實(shí)時(shí)的會(huì)商和有效的信息溝通；改變了傳統(tǒng)會(huì)議模式的效率低、操作復(fù)雜、形式單一、資源浪費(fèi)、保密隱患等問題。實(shí)現(xiàn)新型會(huì)議的全程無紙化概念。本方案將重點(diǎn)描述平無紙化會(huì)議系統(tǒng)的應(yīng)用模式，為無紙化會(huì)議探索先進(jìn)而便捷的應(yīng)用模式，探索新途徑。

·無紙化系統(tǒng)優(yōu)勢

由于采用了先進(jìn)的技術(shù)手段，將大幅度提高辦會(huì)效率。無紙化會(huì)議管理系統(tǒng)的主要優(yōu)勢

如下：

1、辦會(huì)人員在辦公室就可以預(yù)定會(huì)議室、部署會(huì)議資料等工作。如果會(huì)議資料發(fā)生變化，可立即通過會(huì)議系統(tǒng)進(jìn)行更新，提高了會(huì)議的響應(yīng)能力。

2、通過會(huì)議系統(tǒng)可以了解其他參會(huì)人員的出席情況。

3、會(huì)議資料數(shù)字化后，參會(huì)人員可以方便的定位所關(guān)心的內(nèi)容，而不會(huì)有任何遺

·實(shí)用性和先進(jìn)性

采用先進(jìn)成熟的技術(shù)，滿足舉行各類型會(huì)議和活動(dòng)的使用要求，并兼顧其它相關(guān)的管理要求，使系統(tǒng)在相當(dāng)一段時(shí)期內(nèi)保持技術(shù)的先進(jìn)性，并能適應(yīng)未來發(fā)展的需要。采用先進(jìn)的系統(tǒng)架構(gòu)體系、軟硬件和通訊技術(shù)設(shè)備，做到配置和技術(shù)應(yīng)用的先進(jìn)。

·安全可靠性保證系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行，音頻系統(tǒng)設(shè)備必須具有高可靠性。在采用硬件備份、冗余等可靠性技術(shù)的基礎(chǔ)上，采用相關(guān)的中央控制系統(tǒng)技術(shù)提供較強(qiáng)的管理機(jī)制、控制手段等技術(shù)措施，以提高整個(gè)系統(tǒng)的安全可靠性。

·互連性

具備與多種影音、控制、會(huì)議系統(tǒng)及計(jì)算機(jī)系統(tǒng)互連互通的特性，同時(shí)具備跨系統(tǒng)平板交互性，確保該系統(tǒng)作用可以充分發(fā)揮。

·系統(tǒng)的擴(kuò)展性

系統(tǒng)軟件和硬件方面均具備較好的擴(kuò)充性，軟件方面能夠支持多種操作系統(tǒng)的使用。硬件方面支持以后便捷的進(jìn)行功能擴(kuò)展或設(shè)備級(jí)聯(lián)，支持標(biāo)準(zhǔn)線纜或通訊設(shè)備的使用。

·管理便捷性

系統(tǒng)支持多會(huì)議管理，預(yù)設(shè)，真正做到了提高工作效率